Information management in the system of modern library and information education

Full Text

Введение

В современном мире в условиях постоянно растущих требований к образованию эффективная система управления информацией может помочь учебным заведениям повышать качество подготовки специалистов и развиваться в правильном направлении.

Управление информацией – одно из актуальных направлений в современной науке, имеющее большое теоретическое и практическое значение. Управление информационными процессами, создание информационной среды в системе высшего профессионального образования позволяют обеспечить единство учебных и управленческих технологий, а также реализацию универсальных способов доступа к информации.

Повышение престижа и качества библиотечно-информационного образования в современных условиях требует оптимизации сбора, хранения, поиска и использования разнородной информации. Информационный менеджмент в условиях высшего учебного заведения предполагает непрерывный цикл тесно связанных между собой видов деятельности: выявление информационных потребностей; получение и создание информации; анализ и интерпретация информации; организация и хранение информации; доступ к информации и ее распространение; использование информации; архивирование или окончательное уничтожение информации при потере актуальности.

Эффективное управление информацией в учебном заведении упрощает доступ к данным, которые обеспечивают информационные потребности студентов, профессорско-преподавательского состава, а также лиц, выполняющих административные функции в соответствии с правовыми, этическими и прочими требованиями.

На основе анализа основных положений информационной политики ряда учебных заведений можно выделить роли и функции сотрудников, обеспечивающих управление информацией в вузе [7-9].

Функции управления информацией в высшем учебном заведении обычно выполняют руководители подразделений или образовательных программ, которые также могут нести оперативную ответственность за управление административными данными университета на уровне подразделений, факультетов или всего учебного заведения. Эти сотрудники берут на себя следующие обязанности по управлению информацией и данными:

• - обеспечить соблюдение политики вуза, а также государственных и региональных законов, норм и требований, касающихся целостности, безопасности и конфиденциальности данных, своими сотрудниками или другими лицами, уполномоченными на доступ к данным;
• - разрабатывать специальные технологические процедуры и инструкции, необходимые для соблюдения политики вуза, а также законов, норм и правил, касающихся целостности, безопасности и конфиденциальности данных, за которые они несут ответственность;
• - распределять права доступа к данным среди сотрудников или других лиц в соответствии со сферами их полномочий;
• - контролировать внедрение, использование и обслуживание различных информационных систем вуза в соответствии с информационной политикой учебного заведения, стандартам и современными достижениями науки и практики.

Следует также выделить функции лиц, обеспечивающих хранение информации. Их оперативные обязанности в этой функциональной области также могут осуществляться на уровне подразделения, факультета или всего учебного заведения. Эти лица берут на себя следующие обязанности по хранению данных:

- внедрять и поддерживать операционные процессы, процедуры и рекомендации для соблюдения политики вуза, а также законов, норм и правил, касающихся целостности, безопасности и конфиденциальности данных;

• - определять правила доступа к данным, использования и раскрытия данных вуза;
• - предоставлять доступ к данным сотрудникам или иным лицам в сферах их полномочий, контролировать доступ к данным;
• - обеспечивать раскрытие данных вуза только лицам, имеющим соответствующие права, и только в случаях, предусмотренных законодательством;
• - координировать внедрение и/или обслуживание информационных систем в соответствии с потребностями и направлениями деятельности вуза;
• - координировать и/или содействовать обучению и обеспечению информацией пользователей данных по вопросам соблюдения вузовской информационной политики, стандартов и в соответствии с достижениями современной науки и практики;
• - осознавать и предотвращать последствия неправильного хранения данных.

Материалы и методы

Главным методом исследования выступил анализ документов. Изучались как опубликованные, так и неопубликованные (внутривузовские) документы. Анализ документов представляет собой процесс просмотра или оценки документов, как печатных, так и электронных. Метод анализа документов, как и многие другие качественные методы, включает в себя изучение и интерпретацию данных для раскрытия смысла, понимания и формулировки выводов. Во время анализа документов содержимое классифицируется по отдельным темам. Анализ документов представляет собой очень ценный метод научных исследований, он играет решающую роль в большинстве исследований, комбинируя различные методики для изучения конкретного явления. Изучались статьи в специальной периодике за последние пять лет, материалы конференций, нормативно-правовые документы, материалы программного характера, данные, имеющиеся в свободном доступе на сайтах различных организаций, учебно-педагогическая и управленческая документация.

Метод дал возможность показать области применения и результаты использования информационного менеджмента в сфере библиотечно-информационного образования, способы и технологии управления информацией, их влияние на повышение качества образования.

Литературный обзор

Вопросы информационного менеджмента сегодня активно рассматриваются на страницах специальной печати.

В последние 2-3 года вышло несколько учебников и учебных пособий по информационному менеджменту. В учебнике Ю.Н. Арсеньева и Т.Ю. Давыдовой «Информационный менеджмент: теория и практика» [1] рассматриваются вопросы информациологии и проблемы многомерной информации, законы, принципы, методы и технологии управления сферой информации, изучаются процессы создания, функционирования и развития информационных систем, в том числе информационных систем управления, на базе научно обоснованных подходов и методов оценки альтернатив в условиях неопределенности, особенности управления информацией в экономике.

Учебное пособие «Информационный менеджмент» [3] раскрывает основные положения теории информационного менеджмента как дисциплины, имеющей большое научное и практическое значение, объектом изучения которой выступают информационные ресурсы организаций и область информатизации как специфическая сфера деятельности. В нем рассматривается понятие информационного менеджмента, обосновываются цели и задачи менеджмента в сфере информатизации, функции управления информацией, отражающие особенности цифровой обработки данных, специфика, область применения и роль корпоративных информационных систем, их классификация и методы обоснования их эффективности.

В работе Н.Н. Голивцовой изучаются проблемы воздействия глобальных информационно-экономических взаимосвязей на трансформацию системы управления современных организаций, приводятся доказательства того, что организационные системы сегодня не могут не учитывать стремительно меняющийся поток информации, а информация, влияющая на показатели конкурентоспособности, быстро теряет свою актуальность. Эффективное управление информацией призвано обеспечивать принципиально новые средства самоорганизации предприятий, способствуя развитию инноваций [2].

О.Ю. Мартынова характеризует различные типы информационных систем, служащих для оптимизации управления информацией и для поддержки принятия решений и выполнения задач в организации (информационные системы поддержки принятия решений (DSIS) и информационные системы поддержки исполнения (ESIS)), их свойства, особенности, функционал, преимущества) [6].

В статье Т.А. Луговой анализируется нормативно-правовые основы автоматизации делопроизводства в высших учебных заведениях, характеризуются особенности, достоинства и недостатки использования различных программных продуктов. Автор утверждает, что повышение эффективности документооборота кафедры с помощью облачных технологий позволяет оптимизировать работу отдельных сотрудников и кафедры в целом. В перспективе такие системы могут стать составляющими единой автоматизированной документационной системы высшего образования [5].

Результаты

В Западно-Казахстанском университете им. М.Утемисова реализуется образовательная программа (ОП) «Библиотечное дело». Ее цель – обеспечение библиотек и информационных центров Республики Казахстан высокопрофессиональными кадрами, специалистами, обладающими наряду с профессиональными высокими гражданскими, нравственными качествами, имеющими научное мировоззрение, широкий кругозор, интеллектуальный потенциал.

Стратегия развития ОП «Библиотечное дело» регулярно корректируется в соответствии с развитием библиотечной науки и практики, совершенствованием педагогических технологий, учебного процесса и образовательных программ в Казахстане.

Молодые специалисты, завершившие обучение по образовательной программе «Библиотечное дело», востребованы в различных сферах информационной деятельности. В настоящее время существует острая кадровая потребность в библиотеках страны, обеспеченность профессиональными кадрами составляет немногим более 50%, высока потребность в специалистах даже в крупнейших библиотеках страны.

Руководители и профессорско-преподавательский состав (ППС) ОП «Библиотечное дело» для обеспечения качества подготовки библиотечно-информационных специалистов проводят систематический сбор, анализ, обработку информации, необходимой для эффективного менеджмента по всем направлениям деятельности: формирование контингента обучающихся (движение контингента), контроль и оценка результатов учебного процесса, развитие кадрового потенциала, ресурсное обеспечение, научная деятельность и международное сотрудничество.

Административно-управленческий персонал и педагоги имеют доступ ко всей необходимой информации: учебно-педагогическая документация (электронный журнал текущего контроля знаний студентов в автоматизированной информационной системе «Platonus», журналы посещений занятий, экзаменационные ведомости и т.д.); результаты опросов студентов, ППС, прочих сотрудников, работодателей; результаты мониторинга основных направлений деятельности вуза; информационно-аналитические данные; результаты мониторинга успеваемости студентов; результаты мониторинга востребованности выпускников на рынке труда; результаты анализа воздействия разнообразных факторов на работу вуза и т.д. Студенты могут выражать своё мнение и оценку образовательных услуг и деятельности вуза и содействовать их улучшению.

Миссия, стратегия, цели и задачи университета находят свое отражение в планировании деятельности вуза и его подразделений, что является залогом их реализации. Действующие планы Западно-Казахстанского университета им. М.Утемисова приведены в Матрице планирования, в том числе план работы университета, план работы Ученого Совета, план учебной работы университета, план научно-исследовательской работы университета, план работы центра по академическим вопросам и Болонскому процессу и т.д. Всего Матрица содержит до семидесяти наименований различных плановых документов, она также содержит ссылки на документы, которые лежат в основе планирования, сроки реализации и программы мероприятий, формы контроля. Результативность запланированных мероприятий оценивается руководством университета на основании отчетов подразделений. Вся номенклатура отчетов содержится в общеуниверситетском Плане отчетности.

Планирование системы менеджмента качества включает постановку целей в области качества, планирование мероприятий по их достижению. Оперативные цели и мероприятия формируются на основе стратегических целей университета. Полнота, своевременность и результативность выполнения мероприятий Плана качества, относящихся к деятельности отдельных подразделений, контролируются руководителями подразделений. Систематические внутренние проверки позволяют проводить оценку качества.

Западно-Казахстанский университет им. М.Утемисова планирует свою деятельность в финансовой сфере, разрабатываются годовые планы, включающие финансирование из государственного бюджета, а также внебюджетные финансовые средства, поступления от грантов, от реализации научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по договорам и т.д. Главной целью планирования финансовой деятельности выступает обеспечение ресурсами работы университета и реализации стратегических направлений его развития.

Детальная характеристика последовательности и взаимодействия процессов, составляющих деятельность вуза, дается в картах процессов, в которых обозначены функции, обязанности, ответственность, отражена входная и выходная информация, ресурсы, методы мониторинга, позволяющие достигать высокой результативности и эффективности деятельности. Например, по учебно-методической работе подготовлены взаимосвязанные карты процессов: карты планирования учебного процесса, проведения лекций, организации и контроля занятий, организации и проведения практики, содействия в трудоустройстве выпускников и т.д.

Эффективность планирования и управления университетом зависит от наличия и доступности необходимой информации, качества ее анализа. Важным источником такой информации являются исследования изменений во внутренней и внешней среде. Для этого изучается рынок образовательных услуг, проводятся опросы работодателей, выпускников, анализируются статистические данные и т.д. В университете ежегодно проводятся социологические опросы: «Мнение студентов и преподавателей об эффективности образовательного процесса в Западно-Казах-станском университете им .М.Утемисова», «Мониторинг социального самочувствия студентов Западно-Казахстанского университета им. М.Утемисова», «Мониторинг социального самочувствия преподавателей и сотрудников Западно-Казахстанского университета им. М.Утемисова», «Состояние межэтнических отношений, языковая практика и религия в восприятии студентов Западно-Казахстан-ского университета им. М.Утемисова», «Образовательные намерения и предпочтения выпускников средних общеобразовательных школ г. Уральска» и др. Большое значение для стратегического планирования развития ОП «Библиотечное дело» имеет анализ данных приемной комиссии, результаты набора, данные об успеваемости, движении контингента, количестве выпускников, финансовых ресурсах, кадровом обеспечении ОП, публикационной активности преподавателей и студентов, командировках, сотрудничестве с зарубежными вузами и т.д. Эти данные содержатся в отчетах соответствующих подразделений и служб. В университете ежегодно обновляется содержание учебных планов и программ с учетом требований работодателей и опыта ведущих казахстанских и зарубежных вузов.

Западно-Казахстанский университет им. М.Утемисова предоставляет заинтересованным лицам доступ к информации о процессах и результатах оценки качества образования. Данные о соответствии установленным требованиям к системе обеспечения качества публикуются в отчетных документах вуза, размещаются на сайте. Регламентирована процедура управления записями, установленными в целях предоставления доказательств соответствия требованиям к результативности работы системы менеджмента качества. Она включает процессы идентификации, хранения, защиты, предоставления доступа, определения сроков использования, установления местонахождения данных. Руководство университета и коллегиальные органы управления принимают решения, опираясь на факты, результаты анализа данных подразделений, результаты опросов, мониторинга учебного процесса и т.д.

В вузе внедрена и активно применяется система электронного документооборота различного функционального назначения. На официальном сайте Западно-Казахстанского университета им. М.Утемисова [4] размещаются все необходимые информационные ресурсы, формирующие информационно-образовательную среду учебного заведения. В университете разработаны и функционируют следующие программные продукты, на которые имеются авторские свидетельства: программное обеспечение «Составление расписания учебных занятий Западно-Казахстанского университета им. М.Утемисова»; программное обеспечение «Система тестового контроля»; программное средство для онлайн-опросов «Преподаватель глазами студента»; система автоматизированного поиска заимствований и цитат «Антиплагиат»; автоматизированная информационная система «Makhambet».

Бухгалтерия работает с программным обеспечением «1С». Внедрена новая технология представления налоговой отчетности. На веб-портале государственных закупок Республики Казахстан университет осуществляет электронные государственные закупки.

Информационные системы, используемые в Западно-Казахстанском университете им. М.Утемисова, позволяют собирать, хранить, организовывать эффективное применение, защищать, извлекать, распространять среди заинтересованных лиц, обрабатывать и анализировать информацию в цифровой среде.

С целью выявления и прогнозирования рисков предусмотрен анализ внешней и внутренней среды и в частности – материально-технической базы; кадрового обеспечения; уровня развития социального партнерства; международного сотрудничества; профориентационной работы и набора контингента; конкурентной среды и трудоустройства и т.д. По результатам оценки рисков принимаются решения об объявлении конкурса на замещение должностей, выезда на профориентационную работу в другие области, приобретение оборудования, внесение изменений и дополнений в план развития ОП и т.п.

Так, по ОП «Библиотечное дело» с целью выявления и прогнозирования рисков постоянно анализируются результаты современных библиотечных исследований, тенденции развития библиотечно-информационной деятельности; информационно-коммуникацион-ные и социокультурные тренды.

В Западно-Казахстанском университете им. М.Утемисова действует система информирования ППС, прочих сотрудников, обучающихся путем рассылки внутренних и внешних документов (бумажных и электронных) по подразделениям. Важная информация публикуется на сайте вуза, размещается на информационных стендах. Руководители и заинтересованные лица информируются на собраниях и заседаниях, а также посредством электронной почты, мессенджеров и др. Система менеджмента качества образования в университете строится на информационной открытости и системе обратной связи, элементами которой являются встречи ректора с коллективом, включение в состав коллегиальных органов заинтересованных лиц, мониторинг удовлетворенности результатами обучения студентов, выпускников, работодателей, использование таких инструментов как горячая линия, ящики для письменных обращений, блоги и т.п.

Студенты, ППС и прочие сотрудники участвуют в процессах сбора, обработки и анализа данных, поскольку всегда легче контролировать учебный процесс и принимать решения, когда известны все факты. У руководства ОП «Библиотечное дело» есть возможность получать агрегированную информацию о педагогических, научно-исследовательских, а также административных процессах университета. При необходимости они также могут найти подробную информацию по каждому отслеживаемому показателю.

Информационные системы также дают возможность работать с данными, позволяющими оценивать работу сотрудников. Любую педагогическую, научно-исследовательскую, профессиональную или административную деятельность можно оценить с помощью балльно-рейтинговой системы и таким образом очень быстро сравнить работу сотрудников кафедры или кафедр факультета, работу исследовательских групп, результаты исследований в рамках отдельной ОП или в пределах всего университета.

На основе управления информацией обеспечивается привлечение всех заинтересованных сторон к принятию решений (в рамках студенческого управления, социального партнерства, взаимодействия с работодателями).

Требования к деловой этике содержатся в «Кодексе поведения», который, в частности, определяет порядок отношений с клиентами, с поставщиками, с третьими сторонами. Важным фактором является ориентация на ценности университета: уважение культурных традиций, честность, доверие, открытость, партнерство, коллективная работа.

Обсуждение

Положительными моментами в процессе реализации ОП «Библиотечное дело» с точки зрения управления информацией являются создание и эффективное использование автоматизированных информационных систем, взаимодействующих между собой и обеспечивающих работу различных подразделений университета, предоставляющих инструменты, облегчающие повседневную административную работу в академической среде.

Важными являются проблемы выявления и прогнозирования рисков, постоянного обновления информационной базы и современного технического оснащения, и руководители ОП «Библиотечное дело» уделяют много внимания их решению.

Заключение

Технологии управления информацией позволяют координировать деятельность по работе с информацией на всех этапах, включая ее создание, хранение, предоставление доступа, потерю актуальности и архивирование.

Система сбора, анализа и управления информацией на уровне ОП «Библиотечное дело» дает возможность принимать обоснованные решения, контролировать и повышать качество образовательных услуг, своевременно обнаруживать и предупреждать неблагоприятные сценарии развития.

В Западно-Казахстанском университете им. М.Утемисова функционирует система доведения информации до обучающихся, сотрудников и прочих заинтересованных лиц, поддерживается обратная связь. Все участники образовательного процесса вовлечены в работу по сбору, анализу информации, обеспечивая принятие обоснованных решений по развитию ОП.

Опыт работы Западно-Казахстанского университета им. М.Утемисова в области организации управления информацией применительно к ОП «Библиотечное дело» может быть полезен для высших учебных заведений, организующих подготовку библиотечно-информационных кадров.

About the authors

Olga A. Kalegina

Kazan State Institute of Culture

Author for correspondence.
Email: kalegin@rambler.ru

Doctor of Pedagogical Sciences, Professor

Russian Federation, Kazan

Sandi M. Satagalieva

West Kazakhstan University named after Makhambet Utemisov

Email: Satagalieva71@mail.ru

Senior Lecturer

Kazakhstan, Uralsk

Nadezhda G. Yashina

Kazan State Institute of Culture

Email: nadezhda@mail.ru

Candidate of Pedagogical sciences, Associate Professor

Russian Federation, Kazan

Yulia N. Dresher

Moscow State Institute of Culture

Email: dresher07@yandex.ru

Doctor of Pedagogical Sciences

Russian Federation, Moscow

Guzela M. Kormishina

Kazan State Institute of Culture

Email: guzmel@list.ru

Doctor of Pedagogical Sciences, Associate Professor

Russian Federation, Kazan

References

Supplementary files