Проблемы актуализации терминологического стандарта по делопроизводству и архивному делу

Аннотация

Рассматриваются результаты работы ВНИИДАД по пересмотру ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Обосновывается необходимость актуализации названия стандарта, которое не было принято в первой редакции проекта.

Полный текст

Целью пересмотра ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» была поставлена «актуализация терминосистемы делопроизводства и архивного дела в условиях новых методов и технологий документирования, хранения, комплектования, учета и использования документов, применения информационных технологий в управлении документами»^[1]. В современных словарях бизнес-терминов актуализация толкуется как приведение данных в соответствие с состоянием отображаемых объектов предметной области и включает в себя операции добавления, исключения, редактирования^[2].

Работа по пересмотру состава терминов в новой версии стандарта началась с уточнения того, что в него должны быть включены только те термины, которые составляют терминосистему предметной области делопроизводства и архивного дела. «Терминосистема» и «терминология» – разные терминологические категории. В современной науке о языке терминология представляется как совокупность терминов в определенной области знания, которая образуется стихийно и выполняет номинативную функцию. Терминосистема формируется целенаправленно в результате упорядочения терминологии в организованную систему терминов и выполняет коммуникативную функцию в области ее практического применения [1]. Из этого следует, что терминология документоведения и архивоведения как предметная область научной деятельности и терминосистема делопроизводства и архивного дела как средство деловой коммуникации в соответствующих видах профессиональной деятельности – не одно и то же. Поэтому объектом пересмотра и актуализации стала именно терминосистема делопроизводства и архивного дела как видов профессиональной деятельности. Однако актуализацию терминологического стандарта следовало бы начинать с его названия «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», которое остается неизменным с 1970 года, когда была принята его первая редакция, и в последующих переработанных версиях 1983, 1998 и 2013 годов. Сохранилось оно и в проекте нового стандарта, хотя на сегодняшний день актуально было бы заменить термин «делопроизводство» на термин «документационное обеспечение управления».

Из чего исходит это предложение? Обратимся к истории возникновения и употребления термина «документационное обеспечение управления». Термин «документационное обеспечение управления» был введен в научный оборот в начале 1980-х годов. Как отмечала известный документовед А.Н. Сокова, в отличие от делопроизводства, для которого больше были характерны работа с организационно-распорядительной документацией (ОРД) и использование простейших средств механизации (пишущей машинки, конвертовскрывателей и т.д.), документационное обеспечение управления связано, с одной стороны, с появлением и использованием микроэлектроники, автоматизированных рабочих мест, машинных носителей и автоматизированной обработки информации, с другой – с централизацией ответственности за все системы документации [2, с. 313–314]. Единую государственную систему делопроизводства (ЕГСД)^[3] заменил новый нормативно-методический документ «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ)^[4]. В ЕГСД под делопроизводством понималась деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. В ГСДОУ термин «делопроизводство» уже не упоминается. Организация работы с документами отождествляется с новым термином зарубежного происхождения «управление документацией» и подразумевает «создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами», в том числе организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем, контроль исполнения документов, подготовку к передаче документов в ведомственный архив. Деятельность, охватывающая организацию документирования и управление документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия в целом, а не только аппарата управления, стала обозначаться термином «документационное обеспечение управления», а структурное подразделение, осуществляющее эту деятельность получило название «служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ)». Таким образом, внедрение ГСДОУ в учреждениях, организациях и предприятиях с конца 1980-х и на протяжении 1990-х годов было связано с появлением и развитием новых информационных технологий и технических средств управления: машиночитаемых документов, автоматизированных рабочих мест на базе персональных компьютеров и первых систем автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

К началу 2000-х годов термин «документационное обеспечение управления» закрепился в производственной, управленческой, научной и образовательной сферах. В крупных организациях произошла замена канцелярий на отделы документационного обеспечения управления (службы ДОУ). Для заполнения служб ДОУ квалифицированными специалистами на основании решения коллегии Минвуза СССР от 9 июля 1987 года стала осуществляться подготовка кадров по специальности высшего образования «Документоведение и документационное обеспечение управления» [3, с. 38–39, 43]. Учеными Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) была разработана Концепция развития документационного обеспечения управления в Российской Федерации^[5]. На организованной институтом международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» вопросы документационного обеспечения управления стали предметом ежегодного междисциплинарного обсуждения документоведами, юристами, экономистами, IT-специалистами, лингвистами, социологами. На одной из конференций документационное обеспечение управления даже было заявлено как парадигма XXI века [4]. ВНИИДАД подготовил и внес на рассмотрение в Государственную думу Российской Федерации проект закона «О документационном обеспечении управления» (который так и остался в стадии проекта). В это же время внимание документоведческого сообщества было привлечено к международному стандарту ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документами» (ISO 15489-1:2001. Information and documentation. Records management. Part 1: General). В нем предлагалась новая методология, ориентированная на работу с электронными документами. На базе этого стандарта позднее был разработан идентичный российский стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». В предисловии к стандарту отмечалось, что он предназначен прежде всего для служб ДОУ.

По мнению М.В. Ларина, документационное обеспечение управления – «термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией» [5, с. 156]. Таким образом, если учитывать историю вопроса, критериями разграничения понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами» являются информационные технологии и тот тип документа, который создается с их использованием. В делопроизводстве создается традиционный бумажный документ, организуется традиционный бумажный документооборот, формируется традиционное бумажное дело. Документационное обеспечение управления представляет собой гибридную технологию документирования и работы с документами, которые создаются как в электронной, так и в аналоговой формах, наряду с бумажными могут формироваться электронные дела, используется система электронного документооборота (СЭД). Как отмечает М.В. Ларин, «советский этап развития мы закончили с термином “документационное обеспечение управления”, считая его достижением архивистов и документоведов, в большей степени соответствующим международному термину “управление документами”. Таким образом документоведы сознательно уходили от технического термина “делопроизводство”. Однако новое российское государство в своих нормативных актах оставило только термин “делопроизводство”, в том числе и в Положении о Росархиве» [6, с. 44]. По этой причине в терминологическом стандарте 1998 года «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» были представлены как синонимы. Аналогично решили эту проблему и наши белорусские коллеги, уравняв по смыслу все три понятия и определив их как деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами [7]. Но если объектом этой деятельности в делопроизводстве являются аналоговый документ и традиционный документооборот, в ДОУ – гибридный (аналоговый и его электронная копия) документ и смешанный (гибридный) документооборот [8], то управление документами имеет дело преимущественно с цифровыми документами и цифровой средой, что следует из текста ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Ч. 1: Понятия и принципы».

В рекомендациях по стандартизации терминологии сказано, что понятие должно выражаться только одним термином. Синонимия является нарушением этого требования^[6]. Видимо, поэтому еще в предыдущей версии терминологического стандарта 2013 года понятия «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами» были разведены. В проекте последнего пересмотренного стандарта они получили новые дефиниции. Делопроизводство определяется как «совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов до их передачи на архивное хранение или уничтожение». Тем самым делопроизводство с уровня деятельности перемещено на уровень составляющих ее процессов, что разработчики объясняют процессным подходом [9]. При этом архивное дело сохранило статус деятельности по организации и осуществлению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Таким образом, в наименовании стандарта теперь фигурируют неравнозначные области его применения, что не соответствует системному подходу, который заложен в правилах разработки стандартов^[7]. Одновременно как деятельность в проекте стандарта определяется документационное обеспечение управления (ДОУ) – «деятельность (управленческая функция) по нормативному регулированию, методическому и организационному обеспечению делопроизводства, в том числе по формированию документального фонда организации». Однако такая дефиниция вступает в противоречие с самим термином. Из деятельности по документационному обеспечению управления организацией ДОУ превращается в деятельность по нормативному регулированию, методическому и организационному обеспечению делопроизводства. Насколько логична и целесообразна такая метаморфоза? Делопроизводство изначально представляло собой профессиональную деятельность, которая, начиная с Генерального регламента 1720 года, регулировалась и организационно, и нормативно, и методически, в том числе ЕГСД, а также правилами, типовыми инструкциями и др. Деятельность по документационному обеспечению управления организацией регулировала ГСДОУ, которая устанавливала единые требования к документированию и организации работы с документами, включая примерное положение о службе ДОУ и примерную должностную инструкцию ее работника. Кроме того, ВНИИДАД были подготовлены рекомендации по разработке локальных нормативных актов, регламентирующих ДОУ организации^[8]. Поэтому если документационное обеспечение управления – это деятельность, а делопроизводство – совокупность составляющих ее процессов, то в названии стандарта рядом с другой деятельностью – архивным делом – должно стоять документационное обеспечение управления, а не делопроизводство.

Что касается управления документами, то в проекте стандарта этот термин определяется как «область управления, обеспечивающая жизненный цикл документов в органах государственной власти и иных государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». В этом определении в качестве отличительного признака управления документами от делопроизводства и ДОУ выделен жизненный цикл документа. При этом стадии жизненного цикла документа в нем не раскрываются. Не перечислены они и в самом понятии жизненного цикла документа, впервые включенном в терминологический стандарт.

В российской науке на модель жизненного цикла документа, описанную в ISO 5127:2001^[9], первыми обратили внимание М.В. Ларин и О.И. Рысков [10, с. 70–72.]. В ней выделены четыре стадии жизненного цикла документа, включающие его создание (документирование), использование, хранение (архивное временное, архивное постоянное), уничтожение. Однако эти же стадии жизненного цикла документ проходит и в делопроизводстве, и в ДОУ. Аналогично и нормативное регулирование документирования и организации работы с документами характерно не только для ДОУ, на что указано в его новом определении, но и для делопроизводства и управления документами. Нормативный акт, регламентирующий профессиональную деятельность по созданию документов и работе с ними в организации и представляющий ее эталонную модель, все еще называется инструкцией по делопроизводству^[10]. Что касается управления документами, то, поскольку это модель зарубежная, в качестве базового локального нормативного акта, закладывающего основные принципы управления документами в организации, предлагается нетипичный для российской практики документ – политика управления документами.

Следует заметить, что определение термина «управление документами» в проекте нового стандарта не соответствует его определению в действующем стандарте по управлению документами, из которого следует, что управление документами осуществляется в активных стадиях жизненного цикла документа и не включает стадию архивного хранения^[11]. В новом определении также сделан акцент на том, что управление документами – это область управления в органах государственной власти и местного самоуправления, а это противоречит документам Росархива, сферой регулирования которого в государственных органах и органах местного самоуправления, наряду с архивным делом, выступает делопроизводство, а не управление документами. В нормативных актах Росархива управление документами представлено как один из процессов делопроизводства^[12]. ДОУ как деятельность (функция) и вовсе не упоминается. В связи с чем возникают вопросы: какое понятие в представлении разработчиков стандарта шире – делопроизводство, документационное обеспечение управления или управление документами? Как соотносятся эти понятия? Что является целым, а что его частью: область управления, деятельность или совокупность процессов? В представленных в приложении к стандарту схемах взаимосвязь показана только между терминами «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», которое представлено как более широкое понятие, включающее в себя делопроизводство.

Приказом Минтруда России от 29 сентября 2014 года № 667н «О реестре профессиональных стандартов (видов профессиональной деятельности)» утверждены наименования и коды областей и видов профессиональной деятельности. Под индексом «07» значится область деятельности административно-управленческая и офисная и относящиеся к ней виды профессиональной деятельности:

07.002 «Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм»;

07.004 «Деятельность по управлению документами в организациях любых организационно-правовых форм и форм собственности»;

07.009 «Создание и обеспечение системы графических образов документов электронного архива»;

07.012 «Управление документами архива организаций любых организационно-правовых форм»;

07.013 «Управление цифровой трансформацией документированных сфер деятельности организации».

Регламентирующие эти виды деятельности профессиональные стандарты содержат квалификационные характеристики, необходимые для выполнения трудовых функций и действий. Согласно статье 195.3 Трудового кодекса Российской Федерации профессиональные стандарты являются обязательными для применения работодателями. Следовательно, профессиональные стандарты будут использоваться как основа для разработки должностных инструкций специалистов, включая заложенные в них термины.

В соответствии с правилами разработки стандартов новый терминологический стандарт должен быть увязан с требованиями других действующих стандартов и не противоречить нормативно-правовым актам органа исполнительной власти^[13]. Проблема в том, что, с одной стороны, в реестре профессиональных стандартов (видов профессиональной деятельности) специалистов, являющихся потенциальными пользователями перерабатываемого терминологического стандарта, нет такого вида деятельности, как делопроизводство, с другой – в нормативных документах Росархива в качестве вида профессиональной деятельности, подпадающей под сферу его регулирования, выступает именно делопроизводство^[14].

В свете цифровой повестки дня появившийся в XVIII веке термин «делопроизводство» вряд ли можно считать актуальным. Видимо, исходя из понимания его несоответствия той обеспечивающей деятельности, которая ведется по информационно-документационной поддержке основной деятельности^[15], в Правительстве Российской Федерации упразднили департамент делопроизводства и архива и образовали департамент документационного обеспечения^[16]. Во многих федеральных органах исполнительной власти (Минвостокразвития, Минспорта, Минтранс, МЧС, Росрыболовство и др.) также были образованы отделы документационного обеспечения.

Еще 10 лет назад М.В. Ларин говорил о том, что «нам давно пора выйти из делопроизводственной шинели» [11]. Может быть, действительно пора? Учитывая формулировки видов профессиональной деятельности в соответствующем реестре, из которых следует, что управление документами подразумевает управление и документальным, и архивным фондом, а также исходя из целей цифровой трансформации государственного управления, самым актуальным названием стандарта могло бы стать «Управление документами. Термины и определения». Однако если иметь в виду, что актуализация стандарта предполагает приведение объекта стандартизации в соответствие с его текущим состоянием, а также результаты проведенного ВНИИДАД очередного мониторинга документооборота федеральных органов исполнительной власти, которые показывают, что доля электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, составляет лишь 1/3 от общего количества документов (примерно столько же бумажных и столько же гибридных) [11], можно заключить, что это состояние все еще соответствует документационному обеспечению управления, что и должно быть отражено в названии пересмотренного терминологического стандарта.

^[1] Пояснительная записка к первой редакции проекта национального стандарта ГОСТ Р «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». URL: https://vniidad.ru/news/2725/ (дата обращения: 02.02.2024).

^[2] Словарь бизнес-терминов // Академик. URL: https://dic.academic.ru/dic.nsf/business/17452 (дата обращения: 02.02.2024).

^[3] Единая государственная система делопроизводства: одобрено Государственным комитетом Совета министров СССР по науке и технике (постановление от 4 сентября 1973 года № 435). URL: https://docs.cntd.ru/document/901932680?ysclid=lrrvqlvsyd511106424 (дата обращения: 03.02.2024).

^[4] Государственная система документационного обеспечения управления: утв. приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 года № 33. URL: https://docs.cntd.ru/document/901730479 (дата обращения: 03.02.2024).

^[5] Концепция развития документационного обеспечения управления в Российской Федерации. 1992. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 10793.

^[6] Р 50.1.075-2011. Рекомендации по стандартизации. Разработка стандартов на термины и определения.

^[7] ГОСТ Р 1.2-2020. Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления, внесения поправок и отмены.

^[8] Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М.: ВНИИДАД, 2007. 264 с.

^[9] ISO 5127:2001 “Information and documenta­tion – Vocabulary”. Пересмотрен. Действует версия ISO 5127:2017. URL: https://www.iso.org/standard/33636.html (дата обращения: 25.02.2024).

^[10] Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях: утв. приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 44.

^[11] ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Ч. 1. Понятия и принципы.

^[12] Положение о Федеральном архивном агентстве: утв. Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293; Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления: утв. приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года № 71.

^[13] ГОСТ Р 1.2-2020. Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления, внесения поправок и отмены.

^[14] Положение о Федеральном архивном агентстве: утв. Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293.

^[15] О государственной гражданской службе Российской Федерации: федеральный закон от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ. Ст. 9.

^[16] Об утверждении структуры Аппарата Правительства Российской Федерации и о признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации: распоряжение Правительства Российской Федерации от 22 января 2020 года № 56-р (ред. от 25.10.2022).