PROBLEMS OF AUTOMATION OF REPLENISHMENT OF QUOTA OF TRANSPORTATION DOCUMENTS IN AIR TRANSPORT

Full Text

Перевозочные документы, такие как электронные билеты, EMD (Electronic Miscellaneous Document), МСО (Miscellaneous Charges Order) являются основным инструментом отображения договора воздушной перевозки, а также дополнительных услуг, оформленных не только напрямую в авиакомпании, но и в сети агентской дистрибуции. Перечисленные перевозочные документы подтверждают право пассажира на перелет, а также предоставление иных оформленных на его имя услуг. Для выполнения данных операций авиакомпания выделяет квоту перевозочных документов – установленный лимит бланков с расчётным номером, в рамках которого агентство имеет право оформлять перевозки и дополнительные услуги.

Наличие достаточной квоты критически важно для бесперебойной работы агентства по продаже авиабилетов, действующего в рамках заключенных агентских соглашений. Нехватка бланков приводит к невозможности оформления билетов и услуг, потере клиентов и финансовым убыткам. В условиях постоянного роста продаж и высокого спроса на авиаперевозки подтверждается актуальность необходимости автоматизации пополнения квоты перевозочных документов. Это позволит минимизировать риск перебоев в работе, сократить административные расходы и повысить общую эффективность деятельности агентства.

При рассмотрении данного вопроса необходимо уточнить, что определенное агентство имеет индивидуальное количество соглашений с авиакомпаниями как Российской Федерации, так и зарубежными перевозчиками. В рамках данной статьи будут рассмотрены взаиморасчеты между крупным агентством продаж и российскими авиакомпаниями.

В ручном режиме пополнение квоты предполагает собой работу с финансовыми гарантиями, закрепленными в рамках агентских соглашений. Таким образом, агентство может осуществлять продажу перевозок и осуществлять взаиморасчет через ТКП (Транспортная клиринговая палата) или вести взаиморасчет с авиакомпаниями напрямую.

Зачастую, в практике агентской деятельности, авиакомпании стремятся заключить прямой договор по перечислению выручки и пополнению стока бланков. Таким образом, у крупного агентства возникают более пяти прямых соглашений для наиболее крупных перевозчиков, таких как ПАО «Аэрофлот», АО «Авиакомпания «Сибирь», ОАО «Авиакомпания «Уральские авиалинии», ООО «Северный ветер», ПАО «Авиакомпания «Ютэйр» и др. Именно перевозчики, желающие сократить издержки работы с агентствами и расширения сети дистрибуции, стремятся выступать прямыми эмитентами перевозочной документации, что влечет за собой необходимость отдельного индивидуального взаимодействия в части взаиморасчетов.

В данных условиях процесс пополнения стока бланков выглядит следующим образом (рис. 1).

 

Рис. 1. Процесс пополнения стока посредством ежедекадного взаиморасчета

 

Описанный процесс состоит из следующих этапов, изображенных выше:

1. Обращение агента в личный кабинет авиакомпании, с которой заключено прямое агентское соглашение.

1.1. Формирование расчетного письма и счета на оплату (если применимо).

2. Направление полученных документов на оплату в бухгалтерию.

2.2. Перечисление выручки за отчетной период по соглашению.

3. Передача платежных поручений агенту, осуществляющему взаиморасчет.
4. Внесение сведений о переводах выручки в личный кабинет агента.

4.4. Пополнение стока со стороны авиакомпании.

5. Передача бухгалтерских документов в авиакомпанию, а также передача иных актов.

5.5. Подписание со стороны контрагента.

Ручное пополнение квоты затрудняется, при прочих равных, следующими факторами:

- различия в условиях агентского соглашения;

- различия в использовании ПО учета доходов от продажи перевозок (могут использоваться такие программы как SAP, SIRAX Payment Hub, ПО СОФИ, 1С и др.);

- низкая скорость зачисления денежных средств, относящихся к перечислению выручки;

- различия в процессе пополнения квоты;

- риск исчерпания стока до момента его пополнения.

В данном случае возникает потребность в автоматизации данного процесса. Это обусловлено необходимостью достижения оптимальной скорости проведения финансовых операций, снижения риска человеческого влияния на перебои деятельности агентства, устранении потенциального риска «остановки» оформления авиабилетов и услуг, что напрямую может повлечь не только финансовые, но и имиджевые потери.

В разрезе данной деятельности основными проблемами, препятствующими автоматизации данного процесса, выступают несколько факторов.

Каждая авиакомпания, стремящаяся к заключению прямого агентского соглашения, обладает собственной системой учета доходов, а, следовательно, собственным инструментом для агента. Таким образом, количество используемого ПО увеличивается пропорционально увеличению соглашений между агентством и авиакомпаниями, что влечет повышенную нагрузку на деятельность агента и повышения риска возникновения человеческой ошибки. К сожалению, наличие разного API (Application Programming Interface) у авиакомпаний, выступающих провайдерами, мешает стандартизации данного процесса в наибольшей мере. Также технический фактор затруднения автоматизации может выражаться в нестабильности нескольких каналов связи и интеграций их с работой агентства.

В связи с разными условиями заключаемых соглашений также могут наблюдаться разные условия выдачи бланков. Авиакомпании могут пополнять сток согласно финансовой гарантии агентства или могут брать за основу отсутствие задолженности по обязательствам агентства в части ежедекадного перечислении выручки за отчетный период. В любом случае, процесс пополнения индивидуален и зависит от подхода авиаперевозчика к данному вопросу.

Необходимо отметить недостаточность поддержки по отслеживанию квот со стороны GDS (Global Distribution System), т.к. в отечественных системах пока не реализован инструмент оперативной корректировки и отслеживания финансовых гарантий определенного пункта продажи.

Одним из эффективных путей решения проблем автоматизации является создание универсальных интеграционных модулей, которые позволял бы агентствам взаимодействовать с разными эмитентами перевозочных документов через единый интерфейс. Важно, что данный модуль должен объединять перевозчиков вне зависимости от используемой ими системы дистрибуции (таких как АРС «Сирена-Трэвел», ORS и др.). На данный момент выступающая площадкой для унифицированного взаиморасчета ТКП, модуль TCH Connect, обладает рядом существенных недостатков для привлечения крупных перевозчиков.

Предлагаемый модуль может обеспечивать стандартизированный процесс подачи заявок на пополнение квоты независимо от конкретной системы продажи или авиакомпании, а взаиморасчет может производиться в более удобном формате авансовых платежей, а не ежедекадного запроса пополнения квоты бланков. Таким образом, процесс будет выглядеть следующим образом (рис. 2):

 

Рис. 2. Процесс пополнения стока посредством авансового платежа в единый модуль

 

Описанный процесс состоит из следующих этапов, изображенных выше:

1. Запрос перечисления авансового платежа от агента в бухгалтерию агентства.
2. Перечисление аванса в ЕМВ.
3. Пополнение стока бланков в пункт продажи, отнесенный к ЕМВ.
4. ГДС. Передача данных по фактическому расходованию квоты.
5. А/К. Передача данных по фактическому расходованию финансовой гарантии.
6. Перечисление денежных средств агента.

Серыми линиями обозначается техническое взаимодействие авиакомпаний и систем продаж. Проверка квоты осуществляется агентом в ЕМВ.

Дополнительно важным направлением развития является стандартизация API-взаимодействия через GDS. Унифицированные протоколы позволят ускорить интеграцию между пунктами продажи и провайдерами, снизить затраты на сопровождение технологических решений и обеспечить надежную передачу актуальных данных. В рамках данного взаимодействия также необходимо укрепление сотрудничества всех сторон организации продаж: GDS, авиакомпаний и модуля интеграции, например, ТКП. Совместная разработка новых схем пополнения стока перевозочных бланков поможет не только облегчить работу по ведению взаиморасчета, но и приведет к упрощению процесса дистрибуции за счет сокращения бюрократических процедур.

В качестве следствия взаимодействия авиакомпаний и реализации идеи единого модуля взаиморасчета может выступать создание решения мониторинга квоты в реальном времени, т.е. возможность автоматизированного отслеживания количества доступных бланков, прогнозирования потребления и автоматической инициации запроса на пополнение лимита без участия оператора и в счет ранее переведенных авансовых платежей.

Автоматизация процесса пополнения квоты перевозочных документов становится необходимостью для крупных агентств, стремящихся сохранить свою конкурентоспособность, повысить скорость обслуживания и минимизировать вероятность возникновения операционных рисков. В условиях увеличения объема продаж и сезонного характера деятельности воздушного транспорта, ручное управление квотой не соответствует современным требованиям ведения данного бизнеса.

About the authors

A. V. Afonchenko

Saint Petersburg State University of Civil Aviation named after Chief Marshal of Aviation A.A. Novikov

Author for correspondence.
Email: alyona.afonchenko@gmail.com

Graduate Student

Russian Federation, Russia, Saint Petersburg

D. V. Slivinsky

Saint Petersburg State University of Civil Aviation named after Chief Marshal of Aviation A.A. Novikov

Email: slivinskiy.dv@mail.ru

Candidate of Economic Sciences, Associate Professor

Russian Federation, Russia, Saint Petersburg

S. V. Udakhina

Saint Petersburg State University of Civil Aviation named after Chief Marshal of Aviation A.A. Novikov

Email: udakhinasv@spbguga.ru

Candidate of Economic Sciences, Associate Professor

Russian Federation, Russia, Saint Petersburg

References

Supplementary files